Ser uma pessoa proativa significa pensar e agir com antecedência. Além de ser um método de se evitar trabalho mais tarde, o pensamento proativo também pode ser muito importante na hora de evitar problemas. Para tal, é preciso se planejar para possíveis problemas e resolvê-los em vez de ficar remoendo o que ficou para trás, além de priorizar tarefas e tentar encontrar meios de melhorar sempre.

Separamos 10 dicas para ajudá-lo a se tornar proativo em 2018. Confira:

1) Faça uma reflexão sobre suas tarefas

Que tipo de tarefas você faz ou não faz com frequência dentro do ambiente de trabalho, em casa ou ao estudar?
Quais tarefas costumam vir em grupos grandes e qual tipo de tarefa precisa da sua atenção imediata? Ao identificar quais são os tipos de tarefas, você consegue definir prioridades com maior facilidade.

2) Analise criticamente como poderia realizar essas tarefas de modo eficiente

Antes da próxima leva de tarefas aparecer, e você fazer tudo correndo:

• Crie um plano, procedimento, checklist ou rotina para finalizar a tarefa.
• Recrute e instrua os outros a ajudá-lo com coisas urgentes ou grandes demais.
• Reúna as informações necessárias para a execução da tarefa ou, se a informação for entregue por uma pessoa ou uma equipe, prepare um checklist ou alguma outra forma de captá-la com consistência.
• Procure por passos para eliminar ou encurtar durante o processo.

3) Tente evitar o surgimento de problemas e/ou “situações inesperadas”

A ideia é prever os pontos fracos do planejamento e tentar adivinhar quais os possíveis problemas para evitar que eles se tornem uma realidade. Acostume-se a tomar precauções e desenvolver planos de contingência.

4) Sempre procure resolver problemas sem “ficar remoendo” o que já passou

A melhor forma de se ver livre dos problemas é resolvendo-os, portanto:

• Defina o problema (o que ele é, exatamente?);
• Decida o que precisa ser feito para resolver a situação e como fará isso;
• Não fique enrolando: coloque a mão na massa!

5) Esteja sempre à frente das tarefas cotidianas e menos urgentes

Assim, você estará livre quando as obrigações urgentes chegarem, sem precisar se preocupar desnecessariamente. A manutenção preventiva é sempre importante, seja na checagem de fluídos do carro, nas compras de mercado ou na hora de guardar dinheiro no fim do mês. Um pouco de esforço pode poupá-lo de uma crise mais tarde.

6) Aprenda a diferenciar o que é prioridade do que pode esperar

Monte uma lista de tarefas diárias e chame-a de “Eu farei”, não de “Para fazer”. Assim que completar cada tarefa, risque-a da lista. Se demorar demais para marcar um item, reavalie o que está fazendo no momento para conseguir completar a lista.

7) Elimine as tarefas desnecessárias

Algumas coisas não precisam ser feitas, pelo menos não por você. Não perca tempo e não deixe que a sensação de culpa o deixe pensar que é responsável por isso. Se uma tarefa é desnecessária, ela não complementará seu esforço e é, portanto, uma desperdício de energia. Seja implacável na hora de avaliar o valor das coisas.

8) Avalie os procedimentos e processos conforme os coloca em prática

O que funciona e o que não funciona? Faça algumas anotações sobre melhorias e incorpore-as na próxima tentativa. Descarte as coisas que não funcionarem, mas anote o que simplesmente precisa de ajustes para o futuro.

• Tente prever as necessidades. Os seus momentos atarefados ocorrem de acordo com a época? Existem atividades extras ligadas a determinados horários, dias ou meses? É possível se preparar com antecedência? Olhe para o futuro, sem temer o desconhecido! É possível gerar uma certa estabilidade para o futuro com planejamento sobre as coisas que podem ser controladas.
• Tente prever as coisas que precisará saber. É possível aprender uma nova habilidade antes da hora? É possível aplicar uma habilidade que já tem em um outro modo? Olhe o que acontece ao redor e mantenha-se atualizado aprendendo sempre. As pessoas proativas são bem-sucedidas porque entram de cabeça na história e aprendem com o passado.

Não fique preso na fase de planejamento a ponto de não agir. O plano não precisa ser perfeito, apenas motivador e indicador. Você pode voltar para a fase de planejamento conforme for necessário. A perfeição não existe e tentar alcançá-la é perda de tempo.

Não é possível prever tudo, portanto, esteja pronto para reagir quando algo inesperado surgir. A flexibilidade é muito importante para pessoas proativas, pois a ideia é se preparar para todos os resultados possíveis, não controlar o futuro.

9) Tente automatizar tarefas rotineiras

Os computadores são capazes de manipular dados dos mais diversos modos. Até mesmo um modelo ou plano padronizado podem ajudar a poupar tempo. Se trabalha em uma equipe, a delegação de tarefas já é uma forma de automação, pois saber quem é o mais indicado para um trabalho resultará na conclusão dele da melhor forma possível. Ter um sistema montado que leva as tarefas para os mais adequados é uma excelente tática.

10) Aprenda algo novo “só por aprender”

O hobby é erroneamente delegado apenas à categoria “lazer” ou “para aliviar a tensão do dia”. Se dedicar a alguma atividade prazerosa é um exercício que deve sim ser incorporado na nossa rotina, pois leva alegria à vida, e alegria gera saúde e bem-estar. Além do mais, aprender nunca é demais! 🙂